گردآورنده : الهام شهرياري

دانشجوي ترم دوم دانشگاه پيام نور اردكان

رشته مهندسي صنايع

زمان از جمله نعمتهای گرانبهایی است که نیازمند برنامه ریزی دقیق می‌باشد.

تاکنون مطالب بسیاری درباره مدیریت زمان، اهمیت و روشهای آن منتشر شده است. ولی همان‌گونه که زمان در ذات خود حرکت و تغییر را پنهان می‌دارد، روشهای مدیریت بر آن نیز به اقتضای گذشت زمان تغییر می‌کنند.در ادامه 17 اصل در مدیریت زمان را از نظر می‌گذرانیم:
1. کارهایتان را یادداشت کنید.
2. فهرست کارها را اولویت بندی کنید
3. برای هفته خود برنامه ریزی کنید.
4. یاد بگیرید که نه بگویید.

5. از اینکه کارهای زیادی انجام دهید، پرهیز کنید.

6. کارهایتان را دسته بندی کنید.
7. متناسب با انرژی خود برنامه ریزی داشته باشید.
8. الگو داشته باشید.
9. محیط کار خود را ساماندهی کنید.
10. به اندازه کافی بخوابید و تفریح داشته باشید.
بعد از بیان این ده اصل به بیان اصول می‌پردازیم که به نسبت نوتر هستند و شما را در صرفه جویی در زمان یاری می‌کنند.

1. درباره مسائلی که باعث می‌شوند تا شما برنامه و فعالیتهای زمانبندی شده خود را رها سازیدفکر کنیم.
یک ایده بسیار خوب این است که شما به طور مرتب چگونگی سپری کردن زمانهایتان را ارزیابی کنید. در برخی موارد بهترین کار این است که کاری را که چندان فایده‌ای برای شما ندارد متوقف کرده و به کارهایی که ارزش بیشتری دارند، بپردازید (توجه کنید که چه چیزی را رها می‌کنید تا فعالیت‌های فعلی خود را نگه دارید و انجام دهید):
2. از روش بهره‌وری شخصی استفاده کنید.
به کارگیری روش بهره‌وری شخصی می‌تواند شما را در پیگیری کارهایی که لازم است، انجام دهید؛ سازمان‌دهی و اولویت‌بندی کارها و نیز توسعه برنامه‌ای مناسب که بتوانید آن را تکمیل کنید، یاری کند.
3. عادتهای بد را شناسایی کنید.
عادتهای بدی را که باعث تلف شدن زمان، خراب شدن هدف‌ها و متوقف شدن موفقیتها می‌شود، شناسایی کنید. بعد تک‌تک بروی آنها کار کرده، به طور سیستماتیک آنها را از زندگی خود حذف کنید. به یاد داشته باشید که راحت‌ترین راه برای حذف عادتهای بد جایگزین کردن با عادتهای خوب است.
4. به انجام دادن کارها در نهایت کمال، پای‌بند نباشید.
برخی از کارها، نیازمند بهترین و بالاترین تلاش نیست. فرستادن پست الکترونیکی به همکاران، نباید بیش از چند دقیقه زمان بگیرد. یاد بگیرید که میان کارهایی که لازم است در حد عالی انجام شوند و کارهایی که فقط باید انجام شوند، تفاوت بگذارید.
5. از انجام کارهایی که فقط وقت را پر می‌کنند، بپرهیزید.
وقتی که شما فهرستی از فعالیت‌های مهم برای انجام دادن دارید، مراقب باشید که با انجام فعالیت‌هایی که پرکننده وقت هستند، از فعالیت‌هایتان باز نمانید. کارهایی همانند سازمان دهی قفسه کتاب و یا بایگانی کاغذها را می‌توان تا زمانی که فعالیت‌های اولویت‌دار انجام نشده‌اند عقب انداخت.
6. در تله کارایی نیفتید
کارایی، لزوماً به معنای بهره‌ور بودن نیست. از اینکه فعالیتهایی با کارایی بالا انجام دهید، در صورتی که اصلاً نباید آنها را انجام دهید، بپرهیزید. فقط برای اینکه شما مشغول باشید و کاری را انجام دهید به این معنا نیست که واقعا کار معنی دار و پراهمیتی را انجام می‌دهید.
7. از طفره رفتن و تعویق کارها برای افزایش بهره وری، بهره بگیرید.
طفره رفتن الزاماً‌ چیز بدی نیست در این راستا که شما آن را برای تأخیر انداختن کارهایی که اولویت پایینی دارند یا اصلاً نباید انجام شوند بکار ببرید. یعنی: آن‌قدر منتظر شوید تا کار به اندازه‌ای مهم شودکه شایستگی اختصاص وقت را پیدا کند.
8. از قانون 80/20 استفاده کنید.
این قانون می‌گوید که 20 درصد فعالیت‌های شما 80 درصد ارزش را ایجاد می‌کند. برخی از فعالیتها، مقدار بسیار بیشتری از بازگشت زمان و انرژی که شما برای آن کار مصرف می‌کنید، دارد. بنابراین با اولویت‌بندی، وقت خود را روی فعالیتهایی با بازدهی بالا متمرکز کنید.
9. از چرخه انرژی خود بهره ببرید.
همه ما، زمانهایی را در روز احساس بهره ور بودن و زمانهایی را نیز احساس گرانجانی و تنبلی می‌کنیم. از این وضعیت کم و زیاد شدن انرژی باید استفاده مناسب کرد. یعنی امور چالشی و پیچیده را در مواقعی که انرژی بالایی داریم و امور با اولویت پایین، عادی وغیر چالشی را، در سایر زمانها انجام دهیم.

10. زمان خود را متوازن کنید.
وقتی شما دسته های متفاوتی از فعالیت دارید، با تخصیص هر دسته فعالیت به هر هفته، توازن بهتری برای زمان خود برقرار می‌کنید. برای مثال: یک هفته روی مسائل مالی و مسائل داخل خانه و هفته بعد به آرامش و تفریح خود زمان اختصاص دهید.

11. از افکار واهی و پوچ بپرهیزید.
افکار پوچ می‌تواند برنامه‌های خوب پایه‌گذاری شده را از بین ببرد. می‌توان با یادگیری اینکه چگونه از پروژه های خود انتظار واقع بینانه‌ای داشته باشیم از این موضوع پرهیز کنیم. ضمناً‌ مطمئن شوید که در برنامه‌هایتان مسائل و خطاهای غیرقابل انتظار را در نظر گرفته‌اید.

12. از نامه‌های الکترونیکی مکانیزه استفاده نکنید.
برخی از نرم‌افزارهای نامه الکترونیکی‌، شمارشگر زمان دارند، به گونه‌ای که نامه‌های شما را در زمان‌های معینی چک می‌کنند و اعلام رسیدن نامه‌های جدید را اعلام می‌کنند؛ از این برنامه‌ها استفاده نکنید. بررسی نامه‌های الکترونیکی به محض اینکه برای شما ارسال می‌ شوند موجب حواس پرتی شما می‌شود و زمان را تلف می‌کند. بسته به نیازتان 3 تا 5 بار در روز، در زمان‌های تعریف شده‌ای، نامه ها را چک کنید.
13. بایگانی با دسترسی آسان را تجربه کنید.
تلاش برای یافتن پرونده‌هایی که اغلب مورد استفاده قرار می‌گیرند، در بایگانی پیچیده می‌تواند خسته کننده و زمانگیر باشد. به جای بایگانی پراکنده،‌ بایگانی سازمان یافته و با دسترسی سریع داشته باشید. فایل کشودار در میز کار، محل مناسبی برای مواردی است که اغلب مورد استفاده قرار می‌گیرند.
14. تندخوانی را یاد بگیرید.
تندخوانی مهارت با ارزشی است، به ویژه اگر زمان زیادی از روز را برای خواندن مستندات صرف کنید. برای یادگیری تندخوانی می‌توانید کلاس بروید، برنامه آن را تماشا کنید و یا کتاب های مرتبط را بخوانید.
15. از کارهایتان کپی پشتیبان تهیه کنید.
چند وقت یکبار از کارها کپی پشتیبان تهیه می‌کنید؟ شما نمی‌دانید که چه موقع مشکل کامپیوتری خواهید داشت، بنابراین تهیه کپی پشتیبان به صورت دوره‌ای، از استرس های بعدی جلوگیری خواهد کرد.
16. برای مدیریت زمان، مانند کودکان، گام به گام عمل کنید.
یادگیری مدیریت زمان هنر است. برای تغییر پایدار، در هر زمان تغییرکوچکی بدهید. به یاد داشته باشید که برای شکل گیری عادت جدید دست کم به چند هفته وقت نیاز دارید.
17. فعال باشید.
بدن فعال، شما را به سوی ذهن شاداب و هشیار هدایت می‌کند. داشتن یک ورزش ثابت و مداوم کمک می‌کند تا بدن شما شکل مناسب خود را حفظ کند و توانایی ذهنی شما نیز افزایش یابد. اگر شما برای اینکار وقت زیادی ندارید، روزانه 10 دقیقه ورزش کنید.

جملات برگزيده :

رسول اكرم (ص) : كار امروز را به فردا مگذار، هر روز تكليف خود را دارد.

امام علي (ع) : آنچه را كه از عمرت مانده درياب و امروز و فردا نكن. بسيار كسان پيش از تو سرگرم امروز و فردا شدند و گرفتار اجل گشتند و غفلت زده مردند.

گوته : ما هميشه وقت كافي داريم به شرط آن كه هم بخواهيم و هم درست از آن استفاده كنيم.

سقراط : در زير خاك به اندازه كافي وقت براي خوابيدن داريم. اگر وقت گرانترين چيزهاست، تبذير آن بدترين كارهاست چون وقتيكه از دست رفت، ديگر بر نخواهد گشت .

ضرب المثل چيني : تا زمانيكه امروز موكول به فردا شود، انسان ها از سعادتي كه در اين دم نهفته است، غافل خواهند بود.

ماركويس ،دون : تعويق انداختن كارها، يعني هنر همراهي با گذشته!

(Procrastination is the art of keeping up with yesterday.)

 حكايت :

ازمزاياي وقت شناسي :  

 در مراسم توديع پدر پابلو، كشيشي كه ۳۰ سال در كليساي شهر كوچكي خدمت كرده و بازنشسته شده بود، از يكي‌ از سياستمداران اهل محل براي سخنراني دعوت شده بود. در روز موعود، مهمان سياستمدار تأخير داشت و بنابراين كشيش تصميم گرفت كمي‌ براي مستمعين صحبت كند.

پشت ميكروفن قرار گرفته و گفت: «۳۰ سال قبل وارد اين شهر شدم. انگار همين ديروز بود. راستش را بخواهيد، اولين كسي‌ كه براي اعتراف وارد كليسا شد، مرا به وحشت انداخت. به دزدي هايش، باج گيري، رشوه خواري، هوس راني‌، زنا با محارم و هر گناه ديگري كه تصور كنيد اعتراف كرد. آن روز فكر كردم كه جناب اسقف اعظم مرا به بدترين نقطه زمين فرستاده است ولي‌ با گذشت زمان و آشنايي با بقيه اهل محل دريافتم كه در اشتباه بوده‌ام و اين شهر مردمي نيك دارد.»

در اين لحظه سياستمدار وارد كليسا شده و از او خواستند كه پشت ميكروفن قرار گيرد. در ابتدا از اينكه تاخير داشت عذر خواهي‌ كرد و سپس گفت: «به ياد دارم زماني كه پدر پابلو وارد شهر شد، من اولين كسي‌ بودم كه براي اعتراف مراجعه كردم.»

  اين ديگه خود كشي نداره :   

ژاپن كه بودم يه روز دوشنبه رفتم سر كار. ديدم تو خيابون پر پليس و شلوغه. وضع غير عادي بود. يه كم پرس و جو كردم ديدم يكي خودكشي كرده. البته اينقدر تو ژاپن خودكشي زياد بود كه ديگه خيلي جاي تعجب نداشت. فهميدم طرف مهندس پيمانكار يه ساختمان بوده. قرار بود روز جمعه ساختمان رو طبق قرارداد تحويل صاحب اش بده. روز جمعه ساختمان كارش تموم نشده بود. مهندس پيمانكار از صاحب ساختمان دو روز شنبه و يكشنبه مهلت مي خواد كه ساختمان رو ساعت هشت روز دوشنبه اول روز كاري بهش تحويل بده. تو اين ۴۸ ساعت مهندس و تيمش هر كاري مي كنند نمي توانند كارهاي نيمه تمام ساختمان رو تمام كنند و ساختمان رو آماده تحويل كنند. روز دوشنبه كه صاحب ساختمان براي تحويل خونه مياد با جسد حلق آويز شده مهندس پيمانكار مواجه مي شه. حالا نكته جالب اش مي دوني واسه من چي بود؟ اين ساختمان فقط نصب پريز و برق و نظافت اش مونده بود! به دوستان ژاپني به تعجب مي گفتم اين چه آدمي بود. خب چرا خودكشي كرده براي همچين موضوع كوچكي. اين ديگه خودكشي نداره كه!

آنها با دهان باز نگاه مي كردند مي گفتند: «خودكشي نداره؟ اين آينده شغلي اش به پايان رسيده بود. دو بار زير قولش زده ديگه كسي بهش كار نميداد...» ...»

تصميم گيري با لوبيا :     

  روزي از روزها، در يكي از شركت هاي صنعتي مديري توانمند كار مي‌كرد كه آوازه "تصميم گيرنده سريع " را با خود يدك مي‌كشيد. هر زمان كه يكي از كارمندان آن شركت نزد اين مدير مي‌آمد و مشكلي را با او در ميان مي‌گذاشت، مدير توانمند ما در حالي كه با يك دست در جيب و يك دست زير چانه به سقف خيره مي‌شد، اندكي به تفكر مي‌پرداخت و سپس سريعاً و با اقتدار كامل پاسخ مثبت يا منفي خود را اعلام مي‌كرد به طوري كه كارمندان از اين همه اعتماد به نفس كه در رييس خود مي‌ديدند دچار شگفتي مي‌شدند.

پس از گذشت چند سال ، با تصميمات و تدابير سريعي كه اين مدير اتخاذ مي‌كرد، شركت آنها عالي ترين مدارج پيشرفت را پيمود. داستانهاي زيادي در مورد توانايي مرموز تصميم گيري سريع اين مدير نقل مي‌شد و حتي كار به دخالت دادن نيرو هاي فوق طبيعي نيز كشيده شده بود. يك روز، رييس قسمت فروش شركت نزد او آمد و پس از ارائه طرحي از او خواست نظرش را در باره آن طرح بيان كند. مدير، پس از برانداز كردن آن طرح و پرسيدن چند سوال، اندكي به تفكر پرداخت و گفت: "طرح خوبي است، آن را به مرحله اجرا در آور". روز ديگري، از مدير در مورد وضعييت سالن غذا خوري شركت سوال شد و پيشنهاد گرديد كه محل آن به جاي ديگري تغيير يابد. اما مدير پس از طرح چند سوال ابراز داشت : "سالن در همان جايي كه هست باقي بماند".

تصميم گيري سريع و موكد و بدون تاخير و هميشه جواب سريع و صريح دادن از خصوصيات برجسته مدير توانمند ما بود كه ساير مديران در مورد آن غبطه مي‌خوردند. سالها گذشت و آن شركت با مديريت آن مدير، پيشرفتهاي زيادي نمود تا اينكه يك روز زمان باز نشستگي او فرا رسيد. مدير جانشين كه از تواناييهاي مدير قبلي اطلاع كامل داشت از او خواست كه راز موفقيتش را با او در ميان بگذارد. مديرقديمي با كمال ميل حاضر شد كه رازش را برملا سازد. اين بود كه گفت: "راز كار من لوبياست" . مدير جديد كه كاملا گيج شده بود از او خواست كه مسئله را بيشتر توضيح دهد. به همين سبب مدير قديمي مقداري لوبيا از جيبش درآورد و پس از اينكه آنها را در اين دستش ريخت و دو باره در جيبش قرار داد گفت: "سالها قبل پي بردم كه اگر تصميم گيري در مورد مسئله اي را به عقب بياندازي آن مسئله بسيار بدتر و مشكل تر از قبل مي‌شود. اين بود كه من روشي را براي تصميم گيري سريع ابداع نمودم. روش من به اين ترتيب بود كه پس از تهيه مقداري لوبيا، آنها را در داخل جيبم قراردادم و هر زمان كه مجبور بودم در مورد سوالي جواب بله يا نه بدهم مقداري از آن لوبياها را به اندازه يك مشت بر مي‌داشتم و در داخل جيبم شروع به شمارش آنها مي‌كردم. اگر مجموع اين لوبياها عددي فرد بود جواب منفي و اگر مجموع آنها زوج بود جواب مثبت مي‌دادم ".

مدير قبلي ادامه داد: "همانطوريكه مي‌بيني فرقي نمي كرد كه جواب من مثبت باشد يا منفي بلكه چيزي كه مهم بود اين بود كه جريان تصميم گيري به تعويق نيافتد. البته تصميمات من گاهي از اوقات غلط از آب در مي‌آمد و اين امري اجتناب ناپذير بود. اما، چه درست و چه غلط، تصميم گيري بايد هرچه سريعتر صورت پذيرد تا بتوان انرژي خود را صرف چيزهايي كه واقعاً اهميت دارند نمود". اين گونه بود كه مدير جديد نيز همراه با مقداري لوبيا داخل جيبش، پست مديريت را از آن مدير توانمند تحويل گرفت .....

منابع: سايت‌هاي اينترنتي